Hivatalos levél

Üzelti levél

Forrás: http://inyt.pte.hu/migkomm/munkaanyag/az_zleti_levl_alaki_rszei.html

A levél alaki részei

 
 

Az alaki összetevők vagy az előre kijelölt helyre, vagy az alábbiak szerint kerülnek feltüntetésre a levélben:

 
 

 

Fejrész:

 
 

A cégfelirat (fejléc, feladó) a levél küldőjét tünteti fel. Általában előrenyomott cégjelzéses levélpapírt használunk, amely tartalmazza a cég nevét, postai címét, egyéb elérhetőségét (telefonszám, fax, e-mail cím, weblap), és ha van, akkor a cég logoját is. Az üzleti levelezésben szerepelhetnek még egyéb hivatalos azonosító adatok is (adószám, számlakezelő bank neve, stb.), ezek célszerűen eloszthatók vagy az elérhetőséggel együtt a lap tetején, vagy a lap alján. Ha nem áll rendelkezésre céges levélpapír, akkor nyomtatottan vagy bélyegzőnyomattal jelöljük a feladót.

 

Magánember által készített hivatalos levélen nem kell külön feltüntetni a feladót, ebben az esetben a feladó elérhetősége az aláírás alá kerül.

 
 

Az ügyirat kezelésére vonatkozó utasítás kiemelve, a jobb felső sarokba kerülhet. Csak akkor alkalmazzuk, ha a levél az általánostól eltérő ügykezelést igényel, például: Bizalmas, Szigorúan bizalmas, Szolgálati használatra, Titkos, Szigorúan titkos, stb.!

 
 

Az iratok kezelését könnyítő egyéb információk: keltezés, iktatószám, hivatkozási szám, ügyintéző neve, postai utasítás, tárgy megjelölése.

 
 

A keltezés a cégfelirat alatti sorba kerül, jobboldali sorkizárással. Feltüntetése kötelező, jelölése történhet helységnévvel vagy anélkül. Az időpontra vonatkozó legcélszerűbb forma az arab számmal írt évszámjelölés, utána pont, majd a hónap feltüntetése akár betűkkel írva, akár számmal (pl. március, III., 03) majd a nap jelölése arab számmal. A hónapok, napok számmal történő jelölése esetén a számok végére pontot kell tenni.

 
 

Az iktatási és hivatkozási adatok tartalmazzák az iktatószámot, esetenként a hivatkozási számot és az ügyintéző megnevezését. Az iktatási és hivatkozási adatokat a keltezés alá, jobboldali sorkizárással írjuk. Pontos feltüntetésük az ügyintézés és az iratok tárolása szempontjából fontos.

 
 

A levélen szerepelhet postai utasítás is (Ajánlott! Elsőbbségi!), ezt - sorkihagyással - a cím alatt, a bal margótól kezdve kell feltüntetni.

 
 

A tárgymegjelölés olyan címszerű közlés, szó vagy szókapcsolat, amely a tartalomra utal (például: Megrendelés, Árajánlat kérése, stb.). A tárgy szerepelhet az iktatási és hivatkozási adatok alatt, de kerülhet a címzés alá is. A tárgyat nagy kezdőbetűvel írjuk, és a végére nem kell pontot tenni.

 
 
 

A címzést a keltezéssel egy sorban, a bal margónál kezdjük úgy, hogy a keltezés előtt legalább 5 betűhelynek üresnek kell maradnia. Az intézménynevet és a címzett nevét nagy kezdőbetűvel, a kötőszavakat, a címzett beosztását, az intézményen belüli kisebb egységek megnevezését kis kezdőbetűvel írjuk. A címzett postacímében a helység nevét célszerű aláhúzással kiemelni (a rövid helységnevet - 5 leütésig - ritkítva is írhatjuk).

 

Ha a cég neve alá írjuk a címzett nevét, akkor a levél a cégnek szól, és a címzetthez postabontás és iktatás után jut el. Ha előbb írjuk a személy nevét és alá a céget, akkor a levelet a címzett bontja fel, és hivatalos levél esetén ő adja ki az iktatónak ügyintézésre.

 
 
 

Szövegrész:

 
 

A megszólítás történhet Tisztelt vagy Kedves jelzővel, néven vagy rangon (írásbeli megszólításnál a halmozás tilos!). A megszólítás nélküli levél udvariatlan, a megszólítás lehetőleg legyen személyes jellegű! A megszólítást kettős soremeléssel a cím alá, baloldalra írjuk, minden szavát nagybetűvel kezdjük, kivéve a mellékneveket és kötőszavakat (például: Tisztelt Osztályvezető Asszony! Mélyen tisztelt Hölgyeim és Uraim!). A megszólítás végére tehetünk felkiáltójelet, ekkor a szöveget nagybetűvel kezdjük. Ha a megszólítást vesszővel választjuk el az üzenettől, akkor az üzenetet a következő sor elején, kisbetűvel folytatjuk.

 

Mondatkezdő helyzetben a Dr.-t nagy kezdőbetűvel, míg mondaton belül kisbetűvel írjuk.

 
 

A levél szövegrésze 3 szerkezeti egységre tagolódjon! A bevezetés legyen rövid (20-25 %), utaljon levelünk céljára és az előzményre (ha van ilyen)! A kifejtés (60-70 %) részben mondanivalónkat fogalmazzuk meg röviden és érthetően. Minden lényeges dologra térjünk ki, és a legfontosabb információkat emeljük is ki (aláhúzással, kivastagítással, más betűtípussal, középre helyezéssel, stb.)! A befejezés (10-15 %) a levél tartalmának rövid összefoglalását tartalmazza és utalhat a következő lépésre (például: Várjuk mielőbbi válaszát! Igény esetén a továbbiakban is készséggel állunk rendelkezésükre!).

 
 

Zárórész:

 
 

Az elköszönés egy-két üdvözlő búcsúzó szóból áll, ez mindig legyen udvarias, pozitív kisugárzású (például: Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel, vagy További munkájához sok sikert kívánok! Várjuk mielőbbi visszajelzésüket! Közreműködését előre is köszönöm!)

 
 

Az elköszönést követi az aláírás, a levél bal oldalán gépelten és kézírással. A levél utolsó sora után kihagyunk néhány sort, odagépeljük az aláíró nevét, alatta kisbetűvel a beosztását, majd fölötte, kézírással hitelesítjük a levelet. Többes aláírásnál kerülhetnek aláírások középre vagy a jobboldalra is.

 

A mellékletek felsorolása (ha szükséges) - sorkihagyással - az aláírás alatt kerül feltüntetésre. Jelöli a levélhez csatolt iratok megnevezését, de szerepelhet benne az is, hogy a címzetten kívül még kik kapják a levelet.

 
 
 

A levél formája

 
 
 

 

Fejléc: a feladó neve és elérhetősége

(helységnév, utca, házszám, irányítószám)

x

Címzés: A címzett megnevezése Keltezés

x Iktatószám

Helységnév Hivatkozási adatok

Utca, házszám

Irányítószám

Tárgy megjelölése

x

x

Megszólítás (néven vagy rangon)!

x

 

A levél szövege:

Bevezetés

 

 

Kifejtés

 

 

Befejezés

 

Elköszönés

x

Aláírás

beosztás

x

Mellékletek
 

 

Panaszlevél

Kérvény


Valamilyen hivatalos kérés írásban történő megfogalmazása.

Formai követelmények:
· fejléc: ha hivatalos személynek vagy szervnek küldjük, fel kell tüntetni a címzett személy vagy vállalat adatait. Ha konkrét személynek szól, akkor elsőként az ő neve és beosztása szerepel, csak utána a vállalat, intézmény neve és címe.
· megszólítás: állhat középen, de a bal oldalon is. Ha vesszőt teszünk utána, kis betűvel kell kezdeni az üzenetet.
· elköszönés/búcsúzási forma: új bekezdésbe; utána lehet kettőspont, vessző, de nem kötelező.
· keltezés: jobb felső sarok vagy balra lent
· aláírás: alatta szerepelhet a beosztásunk, a minőségünk, amelyben a levelet írtuk. Ha szükséges, a cím, ahova a választ várjuk.
· mellékletek: bal alsó rész, a levélhez csatolt iratok felsorolása.

Felépítés:
1. bemutatkozás
2. a kérés előadása
3. a kérés megindoklása
4.a kérés megismétlése